Implantação integral do Controle Financeiro

Estou fazendo uma mobilização em todos os clientes com vistas a implantar um controle financeiro efetivo, com:
- Controle de Caixa;
- Controle de Contas a Pagar - Faturas;
- Controle de Contas Correntes de Investidores e Fornecedores.
O Sistema Visa possibilitar, além do controle finaceiro:
- Controle de Custos de Empreendimentos;
- Controle das Operações Contábeis da Empresa.
Alguns clientes tem algumas destas tarefas incompletas neste momento, isto se deve ao fato de não ter encontrado condições operacionais, Falta de conhecimento mínimo dos conceitos contábeis, Conta, Contrapartida, Caixa.Para resolver o problema de falta de conhecimento de conceitos contábeis, a proxima versão do programa finaceiro trará uma grande melhoria na automação dos lançametos em contas e contrapartidas, passando a ajudar por telas de apoio a seleção das contas de contrapartida e definindo de maneira precisa o mecanismo de debito e credito, que tanto confunde até os mais esperientes profissionais de contabilidade.
O OBJETIVO PRINCIPAL das modificaçõe é o de estabelecer uma rotina de lançamentos que facilite ao usuários fornecer informações tais como se o documento é a credito ou a Débito... em que contas são lançadas as contrapartidas e etc...A metodologia de lançamentos continua exatamente a mesma, ou seja contas correntes.
* São contas correntes CREDORAS, todas as contas correntes de Fornecedores, Bancos.
* Contas de CONTROLE - Despesas(80x), Receitas (70x) , Centros Custo (82x) e (11xx).
* São contas correntes devedoras as contas caixa (90x)
O mecanismo de credito e debito estabelece uma contrapartida a caixa entre as contas de fornecedores e Bancos e as Contas de Caixa, permitindo o controle financeiro, pois toda a movimentação financeira tem contrapartida a caixa.
O andamento desta implantação vai permitir aproximar as Contas Caixa das Respectivas contas Banco, possibilitando aos usuários do Sistema uma orientação na organização contábil da empresa.

Backup Mensal e Código de Liberação

Mensalmente, quando grava os arquivos de encerramento, o programa vai gerar os arquivos BACK1.ZIP, BACK2.ZIP e BACK3.ZIP, estes arquivos contém a posição de encerramento, gerado a partir do backup diário e serão utilizados para fazer copia de segurança em CD/DVD. O programa de cadastro ira perguntar se estes arquivos foram enviados antes de eliminá-los do Sistema. Quando isto acontecer o Backup diário será renovado, permitindo que através das atualizações possamos controlar seu conteúdo.

Convém lembrar que o backup diário, ARQBACK1, ARQBACK2, ARQBACK3... Devem ser enviados, por motivo de segurança, pelo menos uma vez por semana.

Mensalmente, quando grava os arquivos de encerramento, o programa vai gerar os arquivos BACKUP1.ZIP, BACKUP2.ZIP e BACKUP3.ZIP, estes arquivos devem ser enviados por e-mai. O programa de cadastro ira perguntar se estes arquivos foram enviados antes de eliminá-los do Sistema. Quando isto acontecer o Backup diário será renovado, permitindo que através das atualizações possamos controlar seu conteúdo. Esta liberação só poderá ser procedida se digitado o Código de Liberação do Backup Mensal (CLBM), este código será fornecido quando da confirmação do recebimento do e-mail contendo os arquivo de backup mensal.

O programa pergunta se estes arquivos foram enviados antes de eliminá-los do Sistema. Quando isto acontecer o Backup diario será renovado, permitindo que através das atualizações possamos controlar seu conteudo.

Apartir de agosto de 2004, esta liberação só poderá ser procedida se digitado o Código de Liberação do Backup Mensal (CLBM), este codigo será fornecido quando da confirmação do recebimento do e-mail contendo os arquivo de backup mensal..

Reajustes de Contrato IGPM x Salario Minimo

GP-M fecha agosto negativo em 0,65%, caracterizando o quarto período de deflação, como este indice é hoje a principal referencia de reajustes de contratos, voltamos a reflexão sobre os contratos rejustados em salário mínimo.
Como já ocorreu no ultimo reajuste de salario minimo, o valor de reajuste superou o acumulado do IGPM de forma significativa, porém isto ficou longe de satisfazer as espectativas da sociedade. A ocorrencia de um período de baixos valores para o IGPM, leva a prever que já no proximo ano enfrentemos problemas para reajustar os contratos que estejam vinculados ao salário minimo, pois creio que possa existir uma diferença de no minimo 5 pontos percentuais entre os dois mecanismos de reajuste, ou seja o reajuste em salario minimo pode representar mais de 10% de acrescimo com relação ao IGPM nos ultimos dois anos, o que terá reflexos na inadimplencia e nas demandas de revisão jurídica dos contratos.
É importante desde já ir vinculando as tabelas de preço ao IGPM e verificando aqueles contratos rejustados em salario minimo, com valores de parcela superiores aos praticados nas vendas atuais e ir promovendo desde já a mudança para o reajuste pelo igpm.
Se fala que o novo salário seria definido já em janeiro, a queda de braço dos agentes politicos polariza valores entre R$ 330 e R$ 380, o que representaria, pelas estimativas atuais uma diferença entre 7 e 20%.
Venho insistindo nesta tese, desde maio deste ano, quando diferentemente de outros períodos o reajuste do minimo não causou um estimulo ao crescimento dos indices de medição da inflação.
Esta sinalização dos indices mostra o grau de estagnação de uma parte importante da Economia, notadamente aquela geradora de salários, sinalizando para períodos posteriores onde cada agente economico deverá tomar as atitudes para não ser atingido pelos efeitos desta situação.

Faturamento Bancario - Advertências

Sistema conta com dispositivo de advertencia, ao baixar um pagamento bancário fora da sequencia esperada, é acrescentada uma advertencia, na forma de um Lembrete, que aquele cadastro pode conter alguma irregularidade no pagamento.
Agora o sistema também adverte, na tela de cadastro algum desequilibrio ou falha na sequencia de pagamento, grifando as variaveis ultima prestação paga e apresentando ou não o ultimo vencimento.
A baixa bancária voltará a fornecer a data do ultimo pagamento no cadastro, sómente se esta estiver na sequencia correta.

Para aumentar a sistematização e consequentemente a segurança de informações foi suspenso o acesso aos dados de contrato de cliente em cobrança bancaria. Estes dados podem ser acessados unicamente mediante o procedimento de cadastro de aditivos de contrato.

Finaceiro - Uniformizar o trabalho

Com vistas a uniformizar o trabalho de controle financeiro em todos os usuários do Software, fazendo com que todos as instalações usufruam dos beneficios do controle financeiro:
- Controle de Fluxo de Caixa.
- Controle Bancário.
- Custro de Empreendimentos.
- Contas a Pagar.
- Contas Correntes de Fornecedores:
Estas rotinas são totalmente integradas as demais rotinas do programa, porém para garantir que todos os usuários usufruam de todo o grau de automação prevista, algumas melhorias foram implantadas, porém agora a estrutura do sistema executará automaticamente algumas operações, para tal as proximas ações previstas são:
1. Fechamento do caixa, considerar apenas pagamentos e retiradas.
2. Fechamento diario posicionado dia a dia com saldo anterior automático.
3. Retiradas-somente a fechamento Diário
4. Ao abriro caixa, solicitar caixa de abertura e finalizar no encerramento.
5. Criar conta montante para retiradas e suprimento de caixa.
4. Depósitos – origem do suprimento ou do proprio movimento de caixa.
5. Pagamento/Recebimento e Fatura, sempre contra caixa.
6. Lançamento duplo pagamento em cheque e pagamento eletrônico.
7. Emitir cheques em impressora matricial, juntamente com recibo.
Estas implantações vão enquadrar compulsóriamente todo o trabalho em um controle financeiro rígido, que permitirá definitivamente que o controle financeiro abasteça informações para contabilidade.
Previsão:
. 01/10/2005 - Enquadramento do Controle Financeiro
. 01/01/2006 - Informações disponíveis dos movimentos posteiriores para o contator

Informações: Anotação X Advertência

Nosso software dispões de um sistema de anotações, denominado Ficha de Informação, onde anotações referentes a cada cadastro podem ser acumuladas. Muitas destas anotações são procedidas pelo próprio programa. Servindo este sistema também como uma base para auditoria de alterações de informações.

Estas informações podem ser declaradas como PENDÊNCIAS, sendo grifadas na tela e apresentadas na abertura de cadastros e emissores de recibo. A pendencia é uma modalidade de informação que requer uma ação, ou seja adverte algum dos usuários que algo deve ser feito para resolver um determinado problema, tal como um cheque de pagamento que voltou, um termo sem assinaturas etc...

O que tem acontecido, principalmente na figura do caixa é que algumas informações tem passado desapercebidas, pois com o volume de trabalho, o funcionário encarregado do pagamento agiliza o processo, e agilizar e simplificar o processo tem sido uma caracteristica do programa.Este problema aliado a falta de manutenção das fichas de informação e baixa nas pendencias já resolvidas, tem levado a queda da eficiencia de funcionamento do Sistema de Informações.

Com vistas a comprometer a solução do problema, as Advertências são agora mantidas por um tempo mínimo em tela, evitando que o usuário passe por elas em um tempo menor que o necessário a leitura. Entendemos que se uma advertencia foi considerada importante o suficiente para ser assim definida, esta deva ser lida por todos os usuários que tiverem acesso a um determinado cadastro. Para tal, o tempo de permanencia em video da tela é proporcional ao tempo necessário a leitura. Em caso de comprometimento do desempenho... retirar a pendencia das mensagens já resolvidas.

Procedimentos de Trabalho

Como sempre ao fornecer um novo texto de orientação, voltamos a lembrar, que é necessario a um software ter todos os manuais, poré a dinamica do nosso Programa e a assistencia direta fornecida, o que faz com que estes textos raramente sejam lidos.
Os textos são produzidos de servir de orientação ao usuário, porém de acordo com os conceitos de qualidade total, principalmente da metodologia de implantação da Norma ISO 9000 e correlatas, leva ao usuário a obrigação de gerar para si um texto com os os PROCEDIMENTOS que atendam a todas as situações de trabalho. Isto só pode ser conseguido, com o habito de completar um texto de Procedimentos a cada nova orientação de trabalho.
Os textos são preparados com esta intensão, tem mais conteúdo do que o necessário a orientação de uso do programa, porém não apresentam todas as situções de trabalho descritas.
Convém mais uma vez lembrar, que seria fundamental para a melhoria da qualidade de trabalho que o usuário criar o habito de anotar as orientações recebidas dos superiores e do suporte de informatica.

Planejamento de Trabalho e Futuras implantações

Meu objetivo é realmente criar independencia de trabalho, agilidade sem depender da minha presença. Minhas visitas são mensais, aos clientes tem sido mantidas, porém a finalidade hoje tem sido mais a observação do trabalho "in locun" e debate prévio de algumas idéias, que propriamente a solução de problemas.
Alteração bastante significativas no programa financeiro, tem sido executadas, pois a expanção da informatização das empresas usuárias do sistema passa principalmente pela maior eficiencia no controle financeiro.

Como adotei esta linha, pelo menos temporáriamente, de ser menos frequente no cliente e mais presente na internet... até o mes passado estava online.. em media 6 horas/dia no horário de trabalho... agora vou baixar isto para 4... pois estou limpando todas as pequenas deficiencias de trabalho...

Se houver algum tipo de trabalho, que porventura, não esteja sendo executado por minha não presença, mesmo que isto seja compreensível. gostaria de ser informado, pois é importante o retorno, pois finalisado este periodo de preparação para nova linha de trabalho, adotarei um procedimento diferente... que será definido de acordo com as diretrizes que montarei para cada cliente..

Só para comentar, a nova linha de trabalho, leva o programa a abarcar todo o controle de uma empresa, Controle de Contratos e cobrança como hoje fazemos, terá funçoes agregadas ao controle finaceiro para permitir incorporar:

* Controle de Custo dos Empreendimento.
* Controle Bancário efetivo
* Controle de Caixa muito mais efetivo.
* Controle de Pagamentos a serem efetuados - Faturas.
* Sistematica de fornecimento de informaçoes ao contatador..

Para tal já tenho programa, estou implantando lentamente a metodologia de trabalho.

Espero atingir também dois objetivos maiores, já para 2006:

* Fornecer via arquivo o conteudo dos livros contáveis diario e razão, para a contabilidade, assim como estabelecer mensalmente a previsão tributaria.
* Incorporar o que os advogados chamam de GESTÃO DE CONTRATOS tanto aos contratos de venda como aos de aquisição de área a metodologia de trabalho do programa, isto é executado, mas não em todos os detalhes...

Transferencias de Contratos

Transferências de Contratos, por transferência de contrato entendemos qualquer modificação de titularidade do Comprador, ou seja, a cessão de seus direitos de propriedade do imóvel adquirido ou em fase de aquisição.
Esta figura permite que a empresa funcione como um cartório de imobiliário, registrando as vendas dos imóveis ainda não registrados, sendo que em sua maioria cobram por esta operação, tornando este processo lucrativo.
Entendemos que no caso de venda parcelada a figura da transferência é uma figura indiscutível, pois a longevidade dos contratos, que chegam a década, leva a que vários fenômenos ocorram na relação a vida patrimonial e financeira dos compradores, gerando a necessidade não só de transferências de titularidade como também de aditivos contratuais.
Convém ressaltar que com o advento da DIMOB, a realização de transferências de imóveis quitados ou comprados à vista mostra-se estranha, pois vai à contrapartida do interesse público, que é o de tributar todas as operações imobiliárias, o que nos leva a refletir sobre as ações a tomar.
O termo de transferência não é um documento que atenda a um determinado padrão, ele é na verdade uma garantia de que o antigo comprador renuncia a todos os direitos advindos do contrato de compra e venda, promessa de venda ou qualquer outra forma de contrato particular utilizada na transação. Serve unicamente como garantia de futuras demandas jurídicas por parte do comprador com relação a sua posse ou valores que porventura pudesse ter direito a usufruir. É importante portanto que o referido termo seja claro no que se refere a valores devolvidos, bem como estes devem ter seus recibos devidamente impressos e assinados, o que está disponível no sistema.
Pode parecer estranho, mas o maior fator de invalidade do termo de transferência diz respeito a situação civil do comprador, se casado, amasiado, se porventura possuir qualquer tipo de vinculo matrimonial, o direito de posse pode estar sendo compartilhado com o cônjuge o que leva a necessidade de anuência deste no termo de transferência, ou seja a esposa, amasia ou até as duas devem assinar liberando a transferência, sob pena do procedimento se tornar inválido e toda a carga de responsabilidade cair sobre a imobiliária.

Faturas - Contas à Pagar

A rotina de Contas Correntes, passa a permitir além do controle por saldo de cada Conta, a possibilidade de controlar a situação de pagamento de uma Fatura a Pagar creditada a um fornecedor.
A utilização do controle de contas à pagar, integrado ao sistema de contas corrente permite algumas particularidades, tais como a baixa parcial de uma fatura ou a quitação de várias faturas em um único pagamento.. desta maneira o controle maior é relacionado ao saldo de cada conta.
Esta situação, que foi o grande objetivo das modificações, foi planejado de acordo com a dinamica de negociação com os fornecedores de serviços em empreendimentos.... Muitas vezes seus pagamentos são continuamente renegociados.. mesclando a solução entre o controle por saldo e por fatura...

Centros de Custo

Os Centros de Custo, são contas correntes relacionadas a Empreendimentos e outras ao agrupamento de despesas da Empresa. Os Lançamentos de Pagamentos a Contas Correntes além da Conta de Caixa de Contrapartida tem uma terceira identificação o Centro de Custo.

A identificação do Centro de Custo fará com que o pagamento a um fornecedor seja visualizado tanto no seu extrato como no Empreendimento. Isto evita a necessidade de lançamentos adicionais para controlar o custo de um empreendimento.

Como todas as receitas de um empreendimento são lançadas automaticamente pelo Sistema e agora as despesas tem seu fornecimento garantido por esta nova implementação, temos que todos os lançamentos a conta corrente de um Empreendimento(Centro de Custo), agregando mais funcionalidade ao método de trabalho.

Pesquisa geral por Nome no Adimob

A partir de fev/05, será modificada a pesquisa geral por nomes no sistema, ao invés de gerar um único arquivo de pesquisa, serão gerados arquivos individuais, para cada letra de inicial do nome.
Com isto devem ser evitados problemas ocorridos em alguns computadores, cuja capacidade de memória não comporta o processamento integral desta operação.

Os arquivos individuas serão gerados uma a um por uma varredura em todos os arquivos do sistema, inicialmente apenas para os cadastros de compradores , transferencias e cadastros auxiliares, para no futuro incluir também os demais cadastros do sistema, englobando financeiro e locação, tornando a pesquisa por nome uma rotina de entrada universal no adimob.

A primeira vez que for realizada uma pesquisa, esta levará a construção do arquivo, sendo que este necessitará ser restaurado apenas se houver alguma venda ou transferencia cuja inicial do nome corresponda a do arquivo. O tempo de operação para gerar um destes arquivos é similar ao dispendido para gerar o arquivo com todas as letras...Este procedimento é automático

O procedimento de restaurar o arquivo "XX" foi mantido, sendo agora necessário fornecer a inicial do arquivo para identificar o arquivo a ser renovado....